Aufbewahrungsfrist abgelaufen: Das kann weg

Rechnungen, Belege, Geschäftsbriefe, … – Dokumente, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, dürfen Sie entsorgen. Wir zeigen, was seit dem 1.1.2021 in den Reißwolf darf.

Seit Anfang des Jahres dürfen Unternehmen und Privatpersonen Unterlagen vernichten, deren Aufbewahrungsfrist am 31.12.2020 abgelaufen ist. Was darf weg?

Aufbewahrungsfrist 10 Jahre

Alle Dokumente vor dem 31. Dezember 2010 können weg.

• Ausgangsrechnungen
• Bilanzen
• Buchungsbelege
• Eingangsrechnungen
• Inventarlisten
• Jahresabschlüsse
• Kassenberichte
• Kassenzettel
• Kontoauszüge
• Kreditunterlagen
• Lieferscheine
• Prozessakten
• Quittungen
• Steuerunterlagen

Wichtiger Hinweis: Die Aufbewahrungsfrist läuft erst ab Ende des Jahres der Erstellung (z. B. bei Bilanzen) beziehungsweise nach Ablauf der Vertragslaufzeit (z. B. Kreditvertrag). Steuerbescheide müssen endgültig (=bestandskräftig) sein, d. h. weder vorläufig noch unter Vorbehalt einer Nachprüfung. Erst ab dann läuft die Aufbewahrungsfrist.

Beispiel 1: Wurde die Bilanz für 2010 erst im Jahr 2012 erstellt, so läuft die Aufbewahrungsfrist vom 1.1.2013 bis 31.12.2022. Sie darf also frühestens am 1.1.2023 vernichtet werden.

Beispiel 2: Wurde ein Kreditvertrag am 1.1.2010 mit zehnjähriger Laufzeit abgeschlossen, so dürfen die Unterlagen ab dem 1.1.2030 vernichtet werden (Vertragsabschluss: 1.1.2010, Laufzeitende Vertrag: 31.12.2019, Start Aufbewahrungsfrist: 1.1.2020, Ende Aufbewahrungsfrist: 31.12.2029).

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Aufbewahrungsfrist 6 Jahre

Alle Dokumente vor dem 31. Dezember 2014 können weg.

• Angebote
• Aufträge
• Bankbürgschaften
• Berichte über Betriebsprüfungen
• Darlehensunterlagen
• Finanzberichte
• Geschäftsbriefe
• Jahresabschlusserklärungen
• Lohnkonten
• Mahnbescheide
• Schriftwechsel
• Versicherungspolicen
• Bei Erträgen über 500.000 Euro/Jahr alle Unterlagen zu Kapitalvermögen, Vermietung, Verpachtung, u. a. (Unternehmen & Privatpersonen)

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Aufbewahrungsfrist 5 Jahre

Alle Dokumente vor dem 31. Dezember 2015 können weg.

• Unterlagen über Handwerksleistungen, die einer (fünfjährigen) Gewährleistungspflicht unterliegen (Privatpersonen)

Aufbewahrungsfrist 2 Jahre

Alle Dokumente vor dem 31. Dezember 2018 können weg.

• Unternehmen: Unterlagen über Arbeitszeiten von geringfügig und/oder kurzfristig Beschäftigten (Aufzeichnungspflicht im Mindestlohngesetz)
• Privatpersonen: Rechnungen über Arbeiten, Handwerkerleistungen oder Dienstleistungen an einem Grundstück/Gebäude

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Lebenslange Aufbewahrung

Neben den vorgenannten Unterlagen mit Verfallsdatum gibt es Akten und Dokumente, die man (s)ein Leben lang aufbewahren sollte. Dazu gehören:

• Arbeitszeugnisse
• Ausbildungsbescheinigungen
• Geburtsurkunde
• Heiratsurkunde
• Sterbeurkunden von Familienangehörigen
• Taufschein
• Unterlagen zur Rentenberechnung
  •  Arbeitsverträge
  • Gehaltsabrechnungen
  • Sozialversicherungsunterlagen
  • u. a.
• Zeugnisse

Tipp: Im Zweifel die Unterlagen lieber etwas länger aufbewahren. Vor der endgültigen Vernichtung von Dokumenten sollte man dies mit seinem Steuerberater abstimmen.

Quelle: Eigene Internetrecherche. Wikipedia.

Alle Angaben ohne Gewähr.