Buchhaltungssoftware für Existenzgründer, Selbstständige und Kleinunternehmer

Seit Ebay, Etsy, AirBnB und Amazon die Umsätze ihrer Händler an das Finanzamt melden, sind auch kleinere Händler buchführungspflichtig. Entsprechend steigt seit Monaten das Interesse an Buchhaltungssoftware. Welche Anforderungen muss ein Programm erfüllen und welche sind empfehlenswert?

Grundsätzlich kann man eine Rechnung auch mit Word oder einem anderen Textbearbeitungsprogramm schreiben. Doch um den Überblick über die Einnahmen zu behalten und der ordnungsgemäßen Buchführungspflicht nachzukommen, empfiehlt sich der Einsatz einer Buchhaltungssoftware. Diese erleichtert die Verwaltung der Finanzen, erfasst Einnahmen und Ausgaben automatisch und hilft bei der Erfüllung steuerrechtlicher Vorgaben.

Buchhaltungssoftware in der Cloud

Buchhaltungssoftware für Existenzgründer und Kleinunternehmer gibt es zunehmend als Cloud-Software. Das bietet einige Vorteile:

Anforderungen an Buchhaltungssoftware

Zielgruppen-Zuordnung

Je nach Unternehmensgröße und Bedarf variieren die Anforderungen an eine Buchhaltungssoftware teile erheblich.

Funktionsumfang

Um die richtige Buchhaltungssoftware für dein Unternehmen zu finden, ist es wichtig, die Funktionen nach Priorität und Bedarf zu sortieren. Die folgenden Tabellen geben einen Überblick über Basisfunktionen sowie relevante Zusatzfunktionen. Außerdem kannst du erkennen, welche Zielgruppen von den jeweiligen Funktionen am meisten profitieren.

Wir haben 16 Basisfunktionen definiert, auf die du nach kurzer Zeit nicht mehr verzichten möchtest. Deshalb sollte deine Software diese Funktionen enthalten oder aufrüstbar sein. Die meisten Hersteller bieten günstige Einstiegspakete an, die du dann nach Bedarf aufrüsten kannst.

Basisfunktionen

Wichtige Zusatzfunktionen

Sinnvolle Zusatzfunktionen

Optionale Zusatzfunktionen

Vergleich: Buchhaltungssoftware für Einsteiger und Umsteiger

Hier findest du eine Auswahl der besten Buchführungsprogramme, die sich besonders auch für Online-Verkäufer von Plattformen wie eBay, Amazon, Etsy oder Airbnb eignen.

BuchhaltungsButler

BuchhaltungsButler ist eine Softwarelösung für die Buchhaltung, die besonders Selbstbucher anspricht. Sie bietet alle wesentlichen Funktionen, von der automatischen Bankkontenabstimmung bis hin zur GoBD-Konformität und E-Rechnungsfähigkeit. Die intuitive Bedienung und Mehrbenutzerfähigkeit machen sie effizient. Ein Pluspunkt ist die einfache Integration der Sicherheits- und Archivierungsfunktionen. Ideal für kleine bis mittelgroße Unternehmen, die Wert auf effiziente und rechtssichere Buchhaltung legen.

FastBill Erfahrungen

Pro & Contra basierend auf Nutzerbewertungen

Lexware Office

Lexware Office ist eine vielseitige Buchhaltungssoftware, die speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde. Sie bietet Funktionen wie Angebotserstellung, Rechnungsstellung, Mahnwesen und Belegarchivierung. Die verschiedenen Tarife (S, M, L, XL) ermöglichen es, den Funktionsumfang an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen.

Lexware Office Erfahrungen

Pro & Contra basierend auf Nutzerbewertungen

OrgaMax

orgaMAX ist eine vielseitige, modulare Bürosoftware, die speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde. Sie ermöglicht eine flexible Anpassung durch verschiedene Module wie Rechnungsstellung, Mahnwesen und Finanzbuchhaltung. Die intuitive Benutzeroberfläche und die umfangreichen Automatisierungsfunktionen machen die Software besonders attraktiv für Unternehmen, die ihre Buchhaltungsprozesse effizienter gestalten möchten.

*) Lizenzpreis für zusätzlichen Nutzer = 10€/Monat

Pro & Contra basierend auf Nutzerbewertungen

Papierkram

Papierkram ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware, die Selbstständigen, Freiberuflern und kleinen Unternehmen hilft, ihre Buchhaltung effizient und einfach zu organisieren. Mit Funktionen wie Angebotserstellung, Rechnungsstellung, Belegarchivierung und GoBD-Konformität bietet Papierkram eine umfassende Lösung für die Buchhaltung. Die Software ist in verschiedenen Tarifen erhältlich, die sich an die individuellen Bedürfnisse und Budgets der Nutzer anpassen lassen – von der kostenlosen Basisversion bis hin zu umfangreichen Premiumpaketen mit Mehrbenutzerfähigkeit und erweiterten Funktionen. Die intuitive Benutzeroberfläche macht die Buchhaltung stressfrei und spart wertvolle Zeit.

**) Lizenzpreis für zusätzlichen Nutzer = 2,90€/Monat

Pro & Contra basierend auf Nutzerbewertungen

Sage

Sage Active ist eine vielseitige Buchhaltungssoftware, die speziell für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt wurde. Sie bietet umfangreiche Funktionen wie Angebotserstellung, Rechnungsstellung, Mahnwesen und Belegarchivierung. Die Software unterstützt eine GoBD-konforme Buchführung und ermöglicht eine effiziente Verwaltung von Einnahmen und Ausgaben. Mit verschiedenen Tarifen – von Active Starter bis Active Essentials – können Unternehmen den Funktionsumfang flexibel an ihre Bedürfnisse anpassen. Sage Active punktet zudem mit Mehrbenutzerfähigkeit und integriertem Bankkontenabgleich in den höheren Versionen, was die Zusammenarbeit und Effizienz im Unternehmen steigert.

Pro & Contra basierend auf Nutzerbewertungen

SevDesk

SevDesk ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware, die speziell für Selbstständige, Freiberufler sowie kleine und mittlere Unternehmen entwickelt wurde. Die Software bietet eine Vielzahl von Funktionen, darunter die Erstellung von Angeboten, Rechnungen und Lieferscheinen sowie eine umfassende Finanzverwaltung mit automatischem Bankkontenabgleich und Umsatzsteuervoranmeldung. SevDesk ist GoBD-konform und legt großen Wert auf Datensicherheit, was es zu einer zuverlässigen Lösung für die Buchhaltung macht. Die verschiedenen Tarife – Rechnung, Buchhaltung und Buchhaltung Pro – ermöglichen eine flexible Anpassung an die jeweiligen Bedürfnisse der Anwender.

***) Lizenzpreis für zusätzlichen Nutzer = 5,90€/Monat

Pro & Contra basierend auf Nutzerbewertungen

Wiso

WISO Mein Büro ist eine Softwarelösung für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen. Sie unterstützt in der XS-Version grundlegende Aufgaben wie Angebotserstellung und Rechnungsstellung. Der S-Tarif erweitert dies um Funktionen wie Lieferscheine und die Verwaltung von Einnahmen und Ausgaben. Im M-Tarif kommen Mahnwesen, Bankkontenabgleich und die Möglichkeit der Umsatzsteuervoranmeldung hinzu, während die L-Version alle Funktionen inklusive Mehrbenutzerfähigkeit für größere Teams bietet. Die Software ist GoBD-konform und ermöglicht ein effizientes Management der Büroarbeit.

Pro & Contra basierend auf Nutzerbewertungen

Kaufempfehlung: Welche Buchhaltungssoftware ist die beste für dich

Die Wahl der optimalen Buchhaltungssoftware hängt stark von deiner Unternehmensgröße, den spezifischen Anforderungen und deinem Budget ab. Hier ist eine Empfehlung basierend auf den Stärken und Schwächen der analysierten Lösungen:

Für Einsteiger und Kleinunternehmen – Papierkram (Tarif S)

Wer als Selbstständiger, Freiberufler oder Existenzgründer eine einfache, aber leistungsstarke Lösung sucht, sollte sich für eine Software mit Basisfunktionen wie Fakturierung, EÜR und Belegerkennung entscheiden. Der Tarif S von Papierkram bietet diesbezüglich alles, was ein Einsteiger braucht. Besonders vorteilhaft sind das Preis-Leistungs-Verhältnis und die Benutzerfreundlichkeit. Für Existensgründer ist die Software eine gute Wahl, da sie GoBD-konform ist und eine intuitive Oberfläche bietet. Auch die überwiegend positiven Kundenbewertungen sprechen dafür. Unser Tipp: Starte mit der kostenlosen Version und wenn du damit klar kommst, wechsle zum S-Tarif.

Preis: 9,90 € / Monat

Alternative: FastBill (Solo-Tarif)

Gute Einstiegsmöglichkeit für kleine Unternehmen. Besonders die Automatisierung und die übersichtliche Benutzerführung werden geschätzt.

Preis: 9,00 € pro Monat

Für wachsende Unternehmen – SevDesk (Tarif Buchhaltung)

Unternehmen, die wachsen und mehr Funktionen benötigen, könnten von einem Upgrade auf eine Software profitieren, die auch Automatisierungen, Umsatzsteuervoranmeldung und Mahnwesen bietet. Die Stärken von SevDesk (Buchhaltung) liegen in der intuitiven Handhabung. Die Software ist ideal für KMU, die Wert auf Automatisierung legen.

Preis: 19,90 € pro Monat

Alternative: Lexware Office (Tarif L)

Umfangreiche Funktionen zu einem moderaten Preis. Besonders positiv ist die GoBD-Konformität und die Skalierbarkeit.

Preis: 19,90 € / Monat

Für mittlere und größere Unternehmen – Wiso Mein Büro M

Größere Unternehmen oder solche mit komplexen Anforderungen benötigen eine umfassendere Software mit Funktionen wie Mehrbenutzerfähigkeit, Mandantenfähigkeit, Projektbuchhaltung und robuster Integration. Die Lösungen von Wiso punkten mit einer Fülle von Schnittstellen und Erweiterungen. Dass dies seinen Preis hat, wird niemanden stören. In dieser Klasse zählen Flexibilität und Modularität.

Preis: 39,00 € / Monat

Alternative: Sage Active (Tarif Essentials)

Sehr umfangreiche Funktionen, einschließlich Umsatzsteuervoranmeldung und Bankkontenabgleich. Die Mehrbenutzerfähigkeit ist ein Plus.

Preis: 49,00 € / Monat

Leitfaden: Wie finde ich die richtige Buchhaltungssoftware?

Die Wahl der richtigen Buchhaltungssoftware kann eine Herausforderung sein, besonders wenn du nicht genau weißt, worauf du achten solltest. Hier sind einige Kriterien, die dir helfen können, die beste Lösung für deine Bedürfnisse zu finden:

1.  Kläre deine Anforderungen

Überlege dir zuerst, welche Funktionen du brauchst. Stelle dir Fragen wie:

• Muss ich Rechnungen erstellen und verwalten?
• Brauche ich eine Beleg-Erkennung und eine Schnittstelle zur Umsatzsteuervoranmeldung?
• Soll das Programm auch eine Lohn- und Gehaltsabrechnung übernehmen?

2. Berücksichtige die Größe deines Unternehmens

Die Wahl der Software hängt auch von der Größe des Unternehmens ab:

• Freiberufler und Einzelunternehmer benötigen meist einfachere Programme mit Basisfunktionen wie Rechnungsstellung und EÜR.
• KMUs sollten auf erweiterte Funktionen wie Projektverwaltung, Umsatzsteuer und DATEV-Schnittstelle achten.
• Größere Unternehmen profitieren von Lösungen mit umfangreichen Funktionen wie Bilanzierung und mehrstufigen Freigabeprozessen.

3. Cloud oder Desktop?

Eine Cloud-Lösung bietet Flexibilität, da du jederzeit von verschiedenen Geräten aus auf deine Daten zugreifen kannst. Das ist ideal, wenn du oder dein Team aus der Ferne arbeiten. Eine Desktop-Lösung ist sinnvoll, wenn du eine lokale Installation bevorzugst oder offline arbeiten möchtest. Einige Anbieter bieten auch beide Optionen an, damit du flexibel bleibst.

4. Automatisierung

Automatisierte Prozesse sparen Zeit und reduzieren Fehler. Funktionen wie die automatische Belegerkennung, Buchungsvorschläge und der Abgleich mit Bankkonten können die Effizienz deiner Buchhaltung deutlich steigern. Wenn du deine Buchhaltung möglichst nebenbei erledigen möchtest, sind Programme mit hohem Automatisierungsgrad (z.B. BuchhaltungsButler oder FastBill) eine gute Wahl.

5. Kosten vs. Funktionsumfang

Die teuerste Software ist nicht immer die beste. Überlege dir, welche Funktionen du wirklich brauchst.

• Kostenlose oder günstige Programme bieten oft Grundfunktionen wie Rechnungsstellung und EÜR, die für kleine Unternehmen ausreichen.
• Teurere Programme bieten oft zusätzliche Funktionen wie Lohnabrechnung, Projektzeiterfassung oder erweiterte Automatisierung, die für größere Unternehmen oder wachsende Start-ups wichtig sind.

6. Testversionen nutzen

Viele Anbieter stellen kostenlose Testversionen zur Verfügung. Nutze unbedingt diese Möglichkeit, um die Software auszuprobieren und herauszufinden, ob sie deinen Bedürfnissen entspricht. Achte darauf, wie benutzerfreundlich die Oberfläche ist und ob du alle Funktionen leicht findest. Manche Software scheitert bereits damit, ein ansprechendes Rechnungs-Layout zu generieren. Andere haben Probleme mit mehrzeiligen Kunden- bzw. Rechnungsanschriften. Am besten du erstellst die klassischen Buchhaltungsdokumente: Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Zahlungserinnerung, Mahnung. Wenn das alles gut funktioniert, kannst du dich auf die Software einlassen.

7. Datensicherheit

Gerade bei Cloud-Lösungen ist die Datensicherheit ein wichtiges Thema. Achte darauf, dass der Anbieter die Datenschutzgrundverordnung einhält und sichere Verschlüsselungsstandards verwendet. Anbieter wie DATEV und sevDesk setzen auf zertifizierte Rechenzentren, die zusätzlichen Schutz bieten.

8. Elektronische Rechnung

Ab dem 1. Januar 2025 wird in Deutschland die elektronische Rechnungsstellung für B2B-Geschäfte (Geschäfte zwischen Unternehmen) verpflichtend. Das bedeutet, dass Papier- oder PDF-Rechnungen dann nicht mehr ausreichen. Stattdessen müssen Unternehmen elektronische Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format erstellen und übermitteln, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Einige wenige Ausnahmen, beispielsweise für Kleinstunternehmer, sind bis Ende 2027 möglich.

Was bedeutet das für dich?

Achte darauf, dass deine Buchhaltungssoftware dieses Format unterstützt. Die meisten modernen Programme  bieten bereits die Möglichkeit, elektronische Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format zu erstellen und zu versenden. Prüfe, ob deine Software diese Funktion nahtlos integriert, damit du ab 2025 gesetzeskonform Rechnungen stellen kannst.

Informationsquellen: Hersteller

Bild von Tumisu auf Pixabay

Auswertungen zur Kundenzufriedenheit (Pro/Contra) unter Mitwirkung von Bruce