Ein Firmenumzug ist meist wesentlich komplexer und komplizierter als ein Wohnungsumzug. Die richtige Planung und Vorbereitung ist dabei besonders wichtig. Wir zeigen worauf es vor allem ankommt. Eine Checkliste zum downloaden hilft Ihnen außerdem dabei an alles zu denken.
Ein bis drei Monate vor dem Umzug
Die Planungen für einen Firmenumzug sollten am besten drei Monate vorher beginnen. Wichtige Personen müssen über den Umzug informiert werden. An erster Stelle stehen dabei die Mitarbeiter. Ihnen sollte man die Vorteile des neuen Standorts deutlich machen. Ist der neue Firmensitz weiter weg, muss man einkalkulieren, dass einige Mitarbeiter kündigen. Auch Kunden, Geschäftspartner und Behörden sollte man über den bevorstehenden Standortwechsel informieren.
Am neuen Standorte sollte man direkt das Angebot der Internetbandbreite prüfen und eventuell einen neuen Vertrag abschließen. Verträge, die nicht weiter übernommen werden können, müssen nun gekündigt werden.
Des Weiteren ist es wichtig den Transport zu planen. Ein Umzugsunternehmen, welches auf Firmenumzüge spezialisiert ist, ist hierbei die beste Wahl. Außerdem sollte genug Umzugsmaterial vorhanden sein. Oftmals wird dieses vom Umzugsunternehmen zur Verfügung gestellt, es gibt aber auch die Möglichkeit selbst Umzugskartons zu besorgen oder diese zu mieten.
Es ist sinnvoll, eine Inventarliste der Firmeneinrichtung zu erstellen. Gehören schwere und teure Maschinen zum Inventar macht es Sinn eine Transportversicherung abzuschließen.
Stehen Renovierungsarbeiten am alten oder neuen Firmensitz an, sollte man nun damit beginnen. Bei aufwendigen Umbauten ruhig mehr als drei Monate Vorlauf einplanen, falls es zu Verzögerungen kommt.
Werden neue Büromöbel benötigt, muss man diese rechtzeitig bestellen. Außerdem ist nun der beste Zeitpunkt, um sich von nicht mehr benötigten Dingen zu trennen und auszusortieren. Gegebenenfalls müssen alte Akten vernichtet werden, dabei sollte man aber die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beachten.
Eine bis zwei Wochen vor dem Umzug
Nun ist es wichtig sich vereinbarte Termine bestätigen zu lassen und die Mitarbeiter an den Umzug zu erinnern.
Für die Reinigung der neuen und alten Räumlichkeiten kann es von Nöten sein eine Reinigungsfirma zu beauftragen.
Eine Nebenostenabrechnung mit dem alten Vermieter sollte erfolgen. Dafür am besten alle Zählerstände ablesen und notieren.
Eine Beschriftung der Möbel vor dem Umzug beschleunigt außerdem den Aufbau am neuen Standort.
Am Umzugstag
Am Umzugstag ist es wichtig das alte und neue Treppenhaus auf Vorschäden zu kontrollieren. Fotos von eventuellen Schäden können im Streitfall von Vorteil sein.
Außerdem sollte man die Firmenräume kontrollieren, um sicherzugehen, dass man nichts vergessen hat, beziehungsweise, dass alles ein seinem richtigen neuen Platz steht.
Nach dem Umzug
Nach dem Umzug kann man die entstandenen Kosten bei der Steuererklärung geltend machen. Entsprechende Rechnungen sollte man gegebenenfalls als Belege einreichen.
Eine Checkliste mit allen Punkten zum Abhaken gibt es > hier < als Download.
Quelle: www.umziehen.de, www.nuernberger.de
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