Die meisten Handwerksbetriebe können sich aktuell über volle Auftragsbücher freuen. Doch es kommt vor, dass Kunden Rechnungen zu spät oder überhaupt nicht bezahlen. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern kann auch die Liquidität und im schlimmsten Fall die Existenz des Unternehmens gefährden. Worauf Handwerksbetriebe bereits bei der Rechnungsstellung achten sollten, um Zahlungsverzögerungen zu vermeiden und wie sie am besten vorgehen, um an ihr Geld zu kommen, erklärt Peter Meier von der Nürnberger Versicherung.
Rechnung schreiben
In der Regel gehen Handwerksbetriebe mit ihrer Arbeit in Vorleistung. Damit Zahlungen fristgerecht eingehen, empfiehlt Peter Meier von der Nürnberger Versicherung handwerklichen Unternehmen, die Rechnung so schnell wie möglich nach Abschluss des Auftrags zu stellen. Außerdem sollte das konkrete Zahlungsziel klar formuliert sein, also beispielsweise „zahlbar bis spätestens 23. Juni“. Üblich sind Fristen von zehn bis 14 Tagen. Vage Formulierungen wie „zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungseingang“ sollten Betriebe vermeiden.
Zahlungserinnerung
Bleibt die gestellte Rechnung über das konkrete Zahlungsziel hinaus unbezahlt, sollten Handwerksbetriebe zunächst versuchen, telefonisch Kontakt mit dem Kunden aufzunehmen, um ihn an die Rechnung zu erinnern. „Dass Rechnungen einfach vergessen werden, kann passieren und das Problem ist mit einem Anruf schnell gelöst“, so Meier. Allerdings kommt es auch immer wieder vor, dass Kunden Zahlungsaufforderungen nicht nachkommen, weil sie mit dem angegebenen Betrag oder der Qualität der Arbeit nicht einverstanden sind. „In solchen Fällen kann es helfen, dem Auftraggeber die Kalkulation zu erklären oder Mängel nach Absprache zu beseitigen“, rät der Experte der Nürnberger Versicherung. Sind finanzielle Schwierigkeiten der Grund, können Betriebe beispielsweise eine Ratenzahlung anbieten.
Mahnung schreiben
Müssen Handwerker auch weiterhin auf ihr Geld warten, sollten sie eine Mahnung schreiben. Meier empfiehlt, diese spätestens 35 Tage nach Rechnungsstellung mit einem konkreten Datum für die Zahlungsfrist – zwischen sieben und 14 Tagen – zu verschicken. Die Mahnung sollte zudem Datum, Nummer und Betrag der Rechnung enthalten. „Damit Handwerksbetriebe eine Verzinsung berechnen können, wenn ihre Forderungen weiter offen bleiben, ist es wichtig, den Kunden bereits in der ersten Mahnung in Verzug zu setzen“, erläutert der Experte von der Nürnberger Versicherung. Ob sie auch eine zweite oder dritte Mahnung verschicken, können Betriebe individuell entscheiden. Jedoch zeigt die Erfahrung: Je älter eine Forderung ist, desto unwahrscheinlicher ist es, dass der Schuldner diese noch ausgleicht. In jedem Fall gilt: Sachlich bleiben und keine Drohungen aussprechen. „Bleibt die Rechnung spätestens nach der dritten Mahnung weiter offen, sollten Betriebe allerdings ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten oder einen Anwalt aufsuchen“, so Meier.
Mahnbescheid oder Klage?
Ein Mahnbescheid ist eine einfache aber effektive Maßnahme: Landet dieses gerichtliche Schreiben im Briefkasten der Kunden, zahlen sie in 60 bis 80 Prozent der Fälle ihre Rechnung. Den Antrag können Betriebe über online-mahnantrag.de stellen oder spezielle Dienstleister wie Jurcash nutzen. „Legt der Kunde keinen Widerspruch ein, erhalten Betriebe automatisch einen Vollstreckungsbescheid“, erklärt der Experte. „Sollte der Kunde dem Mahnbescheid widersprechen, kommt es zum Gerichtsverfahren. Ist ein Mahnbescheid aussichtslos, können Betriebe auch direkt klagen.“ Erfahrungsgemäß enden diese Gerichtsverfahren häufig mit einem Vergleich. Der Betrieb bleibt dann meist auf den Kosten für Rechtsanwalt und Gerichtsgebühren sitzen.
Rechtsschutzversicherung
Eine Versicherung wie die gewerbliche Rechtsschutzversicherung für Selbstständige der Nürnberger Versicherung kommt hingegen für diese Kosten auf. Darüber hinaus bietet diese Police zusammen mit Jurcall eine kostenfreie telefonische Rechtsberatung durch unabhängige Anwälte. Eine weitere Leistung der Nürnberger Versicherung: Alle Gewerbekunden können die Dienstleistung Jurcash in Anspruch nehmen. „Sie unterstützt Betriebe bereits nach der ersten erfolgslosen Mahnung bis hin zur Vollstreckung mit einem gezielten Forderungsmanagement. Die Vorteile für Betriebe: Sie haben keinen Aufwand und erhöhen gleichzeitig ihre Chance auf Erfolg bei der Forderungsbeitreibung“, ergänzt Meier.
Zahlungsausfällen vorbeugen
Damit es gar nicht erst zum Rechtsstreit kommt, sollten Handwerksbetriebe ihre offenen Rechnungen immer im Blick behalten. Dazu kann es sinnvoll sein, diese an einem bestimmten Ort zu sammeln. Außerdem empfiehlt der Experte von der Nürnberger Versicherung, bei größeren Aufträgen von neuen Kunden gegebenenfalls vorab eine Bonitätsauskunft einzuholen. Auch hier kann eine Versicherung unterstützen: Die Nürnberger Versicherung bietet Gewerbetreibenden zusammen mit Jurcash innerhalb von Sekunden den Zugang zu Bonitäts-Ergebnissen über eine App oder ein Online-Portal. Eine Vereinbarung von Abschlagszahlungen kann hier ebenfalls Sicherheit bieten. „Angebote sollten zudem konkrete Stundensätze enthalten und immer vom Kunden unterschrieben werden“, so Meier. Übrigens: Für Gewerbetreibende gilt eine sogenannte Verjährungsfrist. Sie müssen ihre Forderungen innerhalb von drei Jahren gerichtlich geltend machen, sonst verlieren sie ihren Anspruch auf Zahlung.
